จดหมายเวียน

การทำจดหมายเวียน

จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเติมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมาย เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีข้อความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและ ที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด

เริ่มต้นกับจดหมายเวียน

การใช้ Microsoft Word ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนดังกล่าวอาจทำได้ง่ายขึ้น โดยคุณสร้างจดหมายที่มีข้อความจะใช้ ร่วมกัน ไว้ก่อน จากนั้นก็กำหนดให้ Word ใส่ข้อความที่แตกต่างกันนั้นโดยอัตโนมัติ วิธีดังกล่าวมีขั้นตอนดังนี้
เริ่มแรกด้วยการสร้างเนื้อความในจดหมายขั้นตอนแรกของการทำจดหมายเวียน ก็คือ การจัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช่ร่วมกัน เราเรียกจดหมายนี้ว่า เอกสารหลัก โดยคุณต้องเว้นที่ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นของผู้รับ ต่อจากนั้นก็ให้ Save จดหมายนี้เก็บไว้เพื่อไว้ใช้ใน คราวต่อๆ ไปสร้างตารางข้อมูลของผู้รับจดหมาย

การเตรียมแฟ้มจดหมาย

การสร้างตารางข้อมูลของผู้รับจดหมายขั้นตอนที่สองที่คุณต้องทำก็คือ การเก็บข้อมูลต่างๆ ของผู้รับจดหมาย เช่น ชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่ง บริษัท ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้ จะถูกเก็บในลักษณะ เป็นแบบฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า แหล่งเก็บข้อมูล คือ คุณสามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้ทุกเมื่อตามต้องการ วิธีการสร้างตารางเพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ทำได้ดังนี้
1 เลือกคำสั่ง เครื่องมือ => จดหมายเวียน จะปรากฎ กรอบโต้ตอบตัวช่วยเหลือจดหมายเวียน
2 คลิกเมาส์ สร้าง => จากจดหมาย

3 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม หน้าต่างที่ใช้งานอยู่ เพื่อกำหนดว่าจะสร้างจดหมายเวียนจากจดหมายฉบับที่คุณกำลังเปิดอยู่นี้

4 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม รับข้อมูล => สร้างแหล่งข้อมูล จะปรากฎกรอบโต้ตอบขึ้นมา
5 เลือกหัวข้อเขตข้อมูล ที่จะใช้ในตารางข้อมูล โดยดูหัวข้อรายการจาก ชื่อเขตข้อมูลในบรรทัดนำ โดยสามารถกำหนดดังนี้
- ถ้าหัวข้อใดไม่ต้องการ ให้ คลิกเมาส์ เลือกหัวข้อนั้น แล้วคลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เอาชื่อเขตข้อมูลออก
- ถ้าต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในกรอบชื่อเขตข้อมูล : จากนั้นใหคลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพิ่มชื่อเขตข้อมูล
6 เมื่อทำการกำหนดเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง




7 ตั้งชื่อไฟล์และกำหนดตำแหน่งสำหรับ save ตารางฐานข้อมูล
8 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม save ก็จะปรากฎกรอบโต้ตอบ



9 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม แก้ไขแหล่งข้อมูล ก็จะปรากฎรูปแบบการกรอกข้อมูลขึ้นมาเพื่อจะใส่ข้อมูลของผู้รับจดหมาย ในตารางฐานข้อมูล

การทำจดหมายเวียนที่มีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลแล้ว

การรวมจดหมายเวียนเข้ากับข้อมูลสามารถทำใหม่ได้ทุกครั้งที่ต้อง ถ้ามีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลที่เคยสร้างด้วยโปรแกรมจดหมายเวียนอยู่แล้ว เพียงแต่เปิดแฟ้มจดหมาย ก็จะสามารถทำการรวมจดหมายในขั้นตอน ใส่เขตข้อมูลได้เลย

การพิมพ์ข้อมูลเพิ่มในแฟ้มข้อมูล สามารถทำได้ดังนี้

1. เปิดแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มจดหมาย

2. คลิกคำสั่ง เครื่องมือ => จดหมายเวียน

3. คลิกคำสั่ง รับข้อมูล => เปิดแหล่งข้อมูล

4. เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ

5. คลิกคำสั่ง แก้ไข

6. คลิกชื่อแฟ้มที่ปรากฎ จะปรากฎกรอบโต้ตอบ ฟอร์ม ว่างขึ้นมาให้ทำการพิมพ์ข้อมุลเพิ่ม แต่ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่แล้วเดิมให้คลิกปุ่มลูกศรถอยหลัง หรือเดิมหน้าทีละระเบียน หรือเดิมหน้าไปยังระเบียนแรกของแฟ้ม หรือถอยหลังไปยังระเบียนสุดท้ายของแฟ้ม

7. คลิก คำสั่ง OK

การใส่ชื่อเขตข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูล

1 กรอกข้อมูลต่างๆ ของผู้รับโดยต้องกรอกให้ตรงกับหัวข้อที่คุณได้กำหนดไว้

2 เมื่อกรอกข้อมูลของคนแรกเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพิ่มใหม่ สำหรับจะกรอกข้อมูลของคนต่อไป

3 เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกคนแล้วให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง

การใส่ชื่อเขตข้อมูลลงในเอกสาร

กำหนดตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย

1 คลิกเมาส์ ในตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย

2 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน จะปรากฎหัวข้อที่กำหนดได้ในตารางฐานข้อมูล

3 คลิกเมาส์ เลือกหัวข้อ คือ จะเป็นการแทรกชื่อ หรือข้อมูลต่างๆที่เราจะเลือกใส่ จะปรากฎหัวข้อที่คุณเลือกในจดหมาย

4 ทำข้อ 2 และ 3 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะกำหนดหัวข้อ ที่ต้องการเรียบร้อย
ทำการทดสอบผลลัพธ์การสร้างจดหมายเวียน

คุณสามารถทดสอบว่าผลลัพธ์นั้นถูกต้องตามที่คุณต้องการหรือไม่ โดยจะมีเมนูในการทำงาน ดังนี้

1 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพื่อกำหนดให้แสดงผลลัพธ์

2 ตรวจสอบผลลัพธ์ในจดหมายฉบับแรก

3 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม สำหรับตรวจดูจดหมายฉบับต่อๆ ไป

ใส่ข้อมูลของผู้รับในจดหมาย

เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องเป็นที่น่าพอใจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดสิ่งต่างๆ ลงในจดหมายเวียนของคุณ โดยคุณสามารถเลือกว่า จะให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้นั้นใส่ลงในเอกสารฉบับใหม่ หรือกำหนดให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เลยทันที ส่วนตัวแล้วมักจะใช้วิธีแรก มากกว่า คือ จะเก็บผลลัพธ์ไว้ เพราะสามารถแก้ไขในรายละเอียดบางจุดของจดหมายในแต่ละฉบับได้

การผลิตจดหมายเวียนทำได้ดังนี้

1 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม จะปรากฎกรอบโต้ตอบ การผสาน

2 กำหนดว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ของจดหมายเวียนนี้ไปไว้ที่ใด โดยคลิกเมาส์ ที่ New document (สร้างเอกสาร)- ถ้าเลือก New document คือการเก็บที่เอกสารฉบับใหม่- ถ้าเลือก Printer คือการสั่งพิมพ์ผลลัพธ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทันที

3 เลือกว่าจะให้ดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลใดบ้าง ดังนี้- คลิกเมาส์ เลือก all (ทั้งหมด) คือจะดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลมาทั้งหมด- คลิกเมาส์ เลือก from (จาก) คือ คุณจะเป็นผู้กำหนดช่วงของการดึงข้อมูล จากนั้นคุณต้องกำหนดว่าจะดึงข้อมูลลำดับที่เท่าใด ในฐานข้อมูลด้วย

4 คลิกเมาส ที่ปุ่ม ผสาน (ถ้าคุณเลือก New document คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ได้ในเอกสารฉบับใหม่ทันที) ก็จะได้ผลลัพธ์ก็คือ เห็นข้อมูลของผู้รับจดหมายทั้งหมดที่จะส่งออกทางจอของคุณ